前言：随着经济的不断发展，传统的国有企业工程档案管理工作已经无法满足企业发展需求。在当前数字时代背景下，国有企业应积极开展工程档案数字化管理工作，通过对档案进行数字化管理，充分利用数字化技术提高工程档案管理效率，降低工程档案管理成本，提高工程档案管理水平。但是，当前部分国有企业对工程档案数字化管理缺乏足够重视，没有制定科学合理的方案和措施，导致工程档案管理工作效率较低，不能充分发挥出工程档案的作用。因此，国有企业应积极转变工作思路和观念，采取科学合理的措施提高工程档案数字化管理水平。

一、国有企业工程档案管理的现状

1.1国有企业工程档案的特点

在国有企业持续深化改革和转型升级的过程中，工程档案管理工作得到了显著加强和完善。但是，目前部分国有企业工程档案管理工作还存在一定的问题，导致工程档案无法实现全面管理。国有企业工程档案主要包含三个方面的内容：一是施工资料，包括设计图纸、施工图纸、工程预算、勘察测量资料等；二是施工过程中的相关文件，包括施工组织设计、会议记录、质量检查报告、设计变更资料等；三是竣工资料，包括竣工验收报告、工程决算书等^[1]。

1.2国有企业工程档案管理存在的问题

在当前国有企业工程档案管理工作中，缺乏必要的管理人员，无法确保工程档案管理工作的顺利开展。由于档案管理人员数量不足，不能对工程档案进行全面管理，导致工程档案存在丢失、遗漏等问题。工程档案的归档工作较为繁琐，需要多个部门进行协作，如果不能及时完成归档工作，会导致工程档案无法按时归档。此外，国有企业的工程档案管理人员不具备较强的责任心，导致工程档案无法按时完成归档任务^[2]。

二、数字化管理在国有企业工程档案中的应用

2.1档案数字化存储与检索

国有企业工程档案数字化存储，是指通过计算机将档案实体转化为数字文件的过程，其主要流程包括：首先对纸质档案进行数字化扫描，然后利用计算机技术对数字文件进行加工处理，最后再将处理后的数据保存在计算机中。与传统纸质档案相比，数字化存储方式不仅能够实现档案实体的直接存储，还能够有效降低纸质文件的体积和重量，同时在数据检索过程中也更加便捷。在数字文件存储完成后，对数字文件进行检索也是档案数字化管理的重要工作之一。通过计算机技术对档案进行检索，能够快速定位到需要查找的文件，避免了传统纸质档案查找时存在的效率低、耗时长等问题。

2.2档案信息化管理系统的建设

工程档案信息化管理系统主要是指在计算机技术的支持下，以档案信息资源为基础，对工程档案信息资源进行优化、处理和存储的系统。其中，工程档案信息化管理系统是集档案收集、整理、编目、保管、利用等为一体的项目工程档案管理系统，能够将分散在不同部门和地区的档案信息资源集中起来，并对这些信息资源进行统一管理，实现对工程档案信息资源的高效利用。在国有企业工程档案数字化管理中应用数字化技术，能够有效地解决传统纸质档案存储空间不足等问题，通过对工程档案信息进行信息化管理，能够有效地减少纸质文件的数量，实现对企业工程档案的高效管理。

三、数字化管理在国有企业工程档案中的优势与挑战

3.1 优势

3.1.1提高档案管理效率

利用数字化档案管理系统，可以有效提高档案管理效率，减少档案工作人员的工作强度。利用数字化档案管理系统，可以通过对大量信息进行筛选，快速、准确地获取需要的信息。利用数字化档案管理系统，可以有效提高工作效率，实现档案信息资源共享，减少纸质档案的重复录入，大大减少了纸质档案的数量。数字化工程档案管理系统的应用，不仅能够提高工作效率，而且还能极大地减轻工作人员的负担。在传统的工程档案管理工作中，经常会出现大量纸质资料的查找和录入等工作，而数字化工程档案管理系统可以提高工作效率，为企业节省大量人力资源。

3.1.2方便档案共享与传递

在传统的国有企业工程档案管理工作中，经常会出现信息数据不共享，纸质档案没有及时归档，工程档案的保管条件不好、保管场地有限等问题。利用数字化管理系统，可以有效地解决工程档案管理中存在的问题。利用数字化工程档案管理系统，可以对大量数据信息进行统一管理，并将其存入相应的数据库中，为工程档案管理工作提供便利。同时，通过数字化工程档案管理系统，还可以实现数据信息共享，使信息数据能够实时更新。此外，在进行工程档案保管时，可以通过电子扫描将纸质文件转化为电子文件，这样不仅能有效提高工作效率，还能避免因纸质文件损坏而造成的损失。

3.1.3节约档案存储空间

在传统的国有企业工程档案管理工作中，经常会出现纸质档案的重复录入问题，导致企业需要耗费大量的人力、物力、财力等资源对档案进行保存。利用数字化工程档案管理系统，可以避免纸质档案的重复录入问题，节约企业的存储空间。提升工程档案管理工作质量：在传统的国有企业工程档案管理工作中，由于缺乏专业人员对工程档案进行管理，导致很多工程档案的质量较差，影响了工程建设工作。利用数字化工程档案管理系统，可以通过数字化技术对工程档案进行收集和整理，并将其存入数据库中，有效避免了工程建设过程中出现的错误。

3.1.4档案安全与保护

在传统的国有企业工程档案管理工作中，经常会出现纸质档案由于存放环境因素，导致纸质件损坏，同时，还存在由于人为因素导致图纸外泄或者丢失等问题。数字化工程档案管理系统平台采用专用软件加密技术、访问控制等安全措施，确保档案信息的安全性和隐私性。同时，定期进行数据备份和恢复演练，以应对可能的数据丢失或损坏风险。

3.2挑战

3.2.1技术难题

数字化管理是档案信息化建设的趋势，但也面临着一系列的技术难题：数字档案管理系统需要与工程档案系统及各部门业务系统进行对接，实现业务协同，并需保证各系统之间的数据安全和信息共享。数字档案管理系统需要兼容多种档案格式，如 PDF、 WORD、 EXCEL等，并且在数据传输时能够满足不同设备的传输需求。数字档案管理系统需要考虑如何进行数据安全保护，能够有效解决信息泄露等问题。数字档案管理系统需针对不同类型的工程档案进行分类归档，并有相应的操作流程和审批机制。

3.2.2数据安全问题

数字化档案系统对数据安全性提出了更高的要求，因此要做好系统的安全防护措施，防止数据泄露。在数据存储方面，应做好物理安全和逻辑安全的双重防护，从根本上杜绝数据泄露的风险。在数字化管理中，除了要保证档案数据的安全性外，还需考虑信息系统的易用性。档案信息系统不应成为档案信息资源管理人员、档案信息利用人员和用户之间的障碍，要积极倡导、主动宣传档案信息系统的易用性，以最大程度地提高广大用户利用档案信息系统的效率和质量。

结语：对于国有企业来说，要想做好工程档案管理工作，就必须要提高数字化档案管理系统的应用水平。在国有企业进行工程档案数字化管理时，要从多方面入手，解决当前存在的问题。目前，在数字化工程档案管理系统的应用中，还存在一定的挑战。因此，国有企业要不断提高数字化档案管理系统的应用水平，建立健全完善的管理制度，提高工作人员的专业素质和业务能力，使数字化工程档案管理系统能够更好地为国有企业提供服务。

参考文献：

[1]肖诗羽.国有企业水利工程档案数字化管理研究[D].云南大学,2021.

[2]陈儒瑶.数字化培训在国有企业人力资源管理中的应用[J].中国集体经济,2024,(20):133-136.